Das Paretoprinzip (auch: Pareto-Effekt) ist benannt nach seinem Erfinder Vilfredo Pareto, der 1906 eine Untersuchung über die Verteilung des Grundbesitzes in Italien anstrengte. Er entdeckte dabei, dass 20 Prozent der italienischen Bevölkerung 80 Prozent des Bodens gehörte. Hieraus ließ sich folgern, dass Banken 80 Prozent ihrer Zeit für 20 Prozent ihrer (reichsten) Kunden einsetzten.

Auf Basis dieser Erkenntnis ließe sich das Paretoprinzip wie folgt verallgemeinern: Mit 20 Prozent des Einsatzes oder Aufwandes lassen sich 80% des gewünschten Resultates erzielen. Damit ist der Pareto-Effekt eine einfache Zeitmanagement-Regel, die sich aber auch auf andere Anwendungsbereiche anwenden lässt (siehe unten).

Auch wenn die pauschale Sichtweise im Detail kritikwürdig ist, so hat die „80-20-Regel“ inzwischen durchaus breite Anwendung in das Projekt- und Zeitmanagement gefunden und hilft dabei, enge Ressourcen wie die zur Verfügung stehende Zeit einfach zu priorisieren. Gerade weil Deadlines im Berufsleben (aber zum Beispiel auch im Studium) eine immer größere Rolle spielen, sind einfache Tools zum Zeitmanagement gefragt.

In der Praxis problematisch ist es in der Regel, Transparenz über die 100 Prozent herzustellen sowie zu unterscheiden, welche Arbeiten gemacht werden müssen und welche tatsächlich „runterfallen“ dürfen. Achtung: das Pareto-Prinzip sagt nicht, dass die 80 Prozent der Tätigkeiten gar nicht gemacht werden müssen, sondern lediglich, dass diese eine geringe Priorität erfahren sollten. Es geht also um minimalen Einsatz für maximalen Erfolg (Minimax-Prinzip). Auf keinen Fall darf das Paretoprinzip als Ausrede für mangelnde Gewissenhaftigkeit herangezogen werden (was aber durchaus gerne passiert).

Anwendungsbereiche des Paretoprinzips

• Paretoprinzip in der Materialwirtschaft
  20 Prozent der Produkte benötigen 80 Prozent des Lagerraums.
  20 Prozent der Produkte müssen mit 80 Prozent der Zeit gemanaged werden.
• Paretoprinzip im Privatleben
  80 Prozent der Spielzeit verbringen Kinder mit 20 Prozent ihres Spielzeugs.
  20 Prozent Putzaufwand im Haus führen zu 80 Prozent wahrgenommener Sauberkeit.
• Paretoprinzip im Vertrieb
  20 Prozent der Verkäufer erzielen 80 Prozent des Verkaufserfolges.
  20 Prozent der Produkte führen zu 80 Prozent des Verkaufserfolges.

Einfaches Beispiel für das Paretoprinzip

Ein einfaches Praxisbeispiel soll zur Verdeutlichung des Pareto-Effekts beitragen. Du bekommst in der Firma die Aufgabe, einen neuen Mitarbeiter einzuarbeiten. Hauptziel ist es, den neuen Mitarbeiter möglichst schnell produktiv zu bekommen. Er soll also erste Arbeitspakete übernehmen können. Gleichzeitig ist aber dein Schreibtisch voll und die Zeit reicht vorne bis hinten nicht, um eine detaillierte Einarbeitung durchzuführen.

Du überlegst deshalb anhand eines dir zur Verfügung stehenden Einarbeitungsplans, welche der Inhalte wirklich wichtig sind, um den Mitarbeiter produktiv zu bringen und entscheidest dich, bestimmte Einarbeitungsthemen zu vernachlässigen. Der Einarbeitungsplan enthält fünf große Bereiche, von denen einer (das Qualitätsmanagement) sehr umfangreich ist. Eine Einführung in diesen Teilbereich würde ca. 80 Prozent der Einarbeitungszeit beanspruchen. Da dieser Bereich für den neuen Mitarbeiter im ersten Schritt aber deiner Auffassung nach nicht erforderlich sein wird, entscheidest du dich, dass Qualitätsmanagement aus der Einarbeitung auszuklammern. So schaffst du alle deinen Aufgaben und erreichst das Ziel, den Mitarbeiter „produktiv zu bringen“.

Dieser Fall macht aber deutlich, dass auch dieser Teil der Einarbeitung später noch nachgeholt werden muss und eben nicht endgültig runterfallen darf. Die 80-20-Regel hat in diesem Fall lediglich geholfen, die Zeit kurzfristig zu priorisieren.