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Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode des Zeit- und Selbstmanagements. Nicht nur ich habe häufig zu viel auf dem Tisch und bin gezwungen, hart zu priorisieren. Auch der frühere US-Präsident Dwight D. Eisenhower musste schon priorisieren und wollte damit erreichen, seine Ziele besser zu erreichen. Man sagt, die Eisenhower-Methode sei durch ihn selbst praktiziert und gelehrt worden. Dabei wird ihm das folgende Zitat zugeschrieben: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend.“

Im Kern handelt es sich beim Eisenhower-Prinzip um eine Methode, die durch eine Matrix aus Wichtigkeit und Dringlichkeit Aufgaben in Kategorien teilt und dadurch einer Bearbeitungsart zuweist. Die Methode ist einfach in der Anwendung und funktioniert in der Praxis sehr gut. Damit ist sie ein echter Klassiker im Zeitmanagement.

Eisenhower-Prinzip

Um die Eisenhower-Methode richtig anwenden zu können, muss zunächst ein Verständnis darüber bestehen, was wichtig und was dringend ist. Als „wichtig“ lassen sich solche Aufgaben beschreiben, die der Zielerreichung dienen. Aufgaben, die nichts zur Zielerreichung beitragen, sind unwichtig. Als „dringend“ lassen sich solche Aufgaben beschreiben, deren Erledigung nur Sinn macht, wenn sie auf der Zeitachse schnell erledigt werden. Aufgaben, die auch später erledigt werden können, sind nicht dringend.

Aus Wichtigkeit (wichtig / nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend / nicht dringend) ergibt sich eine 4-Quadrant-Matrix. Diese vier Quadranten schauen wir uns nun im Einzelnen an:

A-Aufgaben: wichtig und dringend

Diese Aufgaben haben den höchsten Wert für die Zielerreichung und müssen deshalb sofort erledigt werden. Aufgrund ihrer Wichtigkeit dürfen sie auch nicht delegiert werden.

Aber Achtung: dieser Quadrant der Eisenhower-Matrix neigt schnell dazu, „überfüllt“ zu sein, weil bei erster Betrachtung alles dringend und wichtig ist. Gerade wer viel mit Kunden zu tun hat, weiß, was das bedeutet. Es ist deshalb notwendig, verschiedene Aufgaben miteinander in Relation zu setzen und möglichst objektiv vorzugehen.

Hilfsfragen dazu lauten:

  • Was passiert, wenn ich die Aufgaben später erledige?
  • Was passiert, wenn jemand anderes die Aufgabe erledigt?

Im Kern geht es hier also um echte Deadlines, deren Verstreichen zu materiellen Schäden führen (z.B. ein Gesamtprojekt verzögern und damit Haftungsrisiken entstehen lassen).

B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend

B-Aufgaben verfolgen eher langfristige Ziele und Projekte und sollten aufgrund der Wichtigkeit ebenfalls selbst erledigt werden. Aufgrund der langfristigen Orientierung können sie aber eingeplant werden.

Klassischerweise handelt es sich hierbei nicht um operative Vorhaben, sondern um eher strategische Veränderungen. Beispielsweise könnte man sich vornehmen, Ideen zu entwickeln, die das Team oder das gesamte Unternehmen erfolgreicher machen.

Aber Achtung: B-Aufgaben fallen gerne hinten runter, weil operative Themen dazwischenkommen (vor lauter Dringlichkeit vergessen wir das wichtige). Das ist kurzfristig richtig, kann aber langfristig zu großen Schäden führen (Vernachlässigung von strategischer Anpassung / Marktanpassung).

C-Aufgaben: dringend, aber nicht wichtig

C-Aufgaben sind solche, die zwar erledigt werden müssen, die aber aufgrund ihrer geringen Wichtigkeit (immer abhängig von der Perspektive) nicht durch mich selbst erledigt werden müssen. Beispiel: Um den Projektfortschritt zu dokumentieren, soll bis morgen der Projektplan aktualisiert werden. Diese Aufgabe ist dringend, kann aber sehr gut von jemand anderem erledigt werden. Sie kann also delegiert werden.

Das Eisenhower-Prinzip sieht also Delegation als Antwort auf C-Aufgaben. Gerade junge Führungskräfte tun sich damit schwer. Zum Überleben im Führungskräfte-Dschungel ist Delegation allerdings unvermeidbar. Schlecht nur, wenn man niemanden hat, an den man delegieren kann. Eine virtuelle Assistenz könnte die Lösung sein.

D-Aufgaben: nicht dringend, nicht wichtig (auch P-Aufgaben)

D-Aufgaben sind mir die allerliebsten. Sie sind weder dringend noch wichtig und gehören deshalb in die „Ablage P“, also den Papierkorb.

Stellt euch hier eine einfache Frage: „Was passiert, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige?“

Ergeben sich keine negativen Konsequenzen, handelt es sich um eine klassische D-Aufgabe. Auch hier sind viele Führungskräfte nicht mutig genug. Traut euch deshalb, ab und zu eine Aufgabe zu ignorieren. Eine Fehleinschätzung hat maximal zur Folge, dass euch nochmal jemand daran erinnern wird.

Wie auch andere Methoden des Zeit- und Selbstmanagements (z.B. Pareto-Prinzip, ABC Analyse) fragt auch das Eisenhower-Prinzip vor allem nach Selbstdisziplin und konsequenter Umsetzung. Je mehr Routine besteht, desto einfacher ist die Handhabung.

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