Die ALPEN-Methode ist ein einfaches Zeitmanagement-Werkzeug, welches es mit geringem Aufwand ermöglicht, den Tag schriftlich zu planen. Die ALPEN Methode geht auf Lothar J. Seiwert zurück und gehört neben der SMART-Methode und der Eisenhower-Matrix zu den beliebtesten Methoden im Zeitmanagement.

ALPEN hat nichts mit Bergesteigen zu tun, sondern steht als Akronym für:

• Aufgaben aufschreiben
• Länge einschätzen
• Pufferzeit einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrollieren

Um den auf der ALPEN-Methode resultierenden Tagesplan erstellen zu können, sind verschiedene Schritte notwendig. Dies passiert im Idealfall am Vorabend oder als erste Aktivität des Tages. Zu allererst müssen alle Aufgaben des Tages schriftlich erfasst werden.

Aufgaben aufschreiben

Alle anstehenden Aufgaben werden in Form einer To-do-Liste erfasst. Hierbei ist es wichtig, möglichst an alles zu denken. Von dem Schreiben einer wichtigen E-Mail, bis zur Vorbereitung einer Präsentation und der Planung einer Dienstreise sollte alles erfasst werden. Eine Ordnung der Punkte findet hier nicht statt.

Länge einschätzen

Durch das Aufschreiben der Aufgaben wird bereits transparent, was zur Bearbeitung ansteht und wo die Schwerpunkte des Tages liegen. Neben den To do’s ist es nun notwendig, die benötigten Zeiten zu schreiben. Das sieht zum Beispiel so aus:

• Mitarbeitergespräch Herr Mustermann: 30 Minuten
• Vorbereitung Präsentation für den Vertrieb: 45 Minuten
• E-Mails prüfen und beantworten: 60 Minuten
• [….]

Die Zeitaufwände sollten realistisch aber durchaus auch ambitioniert und auf Grundlage von Erfahrungswerten geschätzt werden. In die Überlegungen sollte einfließen, dass unwichtigere Aufgaben engere Zeitbudgets (Limits) erhalten als wichtigere. Das kann enormen Einfluss auf die Produktivität haben. Vgl. hierzu auch die Pomodoro-Technik.

Feststehende Termine sollten mit der entsprechenden Zeit ebenfalls notiert werden.

Pufferzeit einplanen

Die Praxis zeigt leider immer wieder, dass Dinge in der täglichen Arbeit dazwischenkommen. Daher ist es notwendig Pufferzeiten einzuplanen. Diese dienen weniger dazu, Fehlschätzungen im Zeitbedarf in den Griff zu bekommen, sondern vor allem dazu, ungeplantes auffangen zu können. Beispielsweise können Kundeneskalationen, wichtige Mitarbeitergespräche oder aber private Ereignisse in die Planung eingreifen. Um durch solche Ereignisse nicht den Tagesplan zu gefährden, sollten von Anfang an Pufferzeiten geplant werden.

Die ALPEN-Methode sieht vor, 60% der Tageszeit zu verplanen und 40% als Zeitpuffer vorzusehen. Im Kalender fixierte Puffer führen nebenbei dazu, dass auch Pausen in ausreichender Anzahl gemacht werden (Erhalt der Leistungsfähigkeit). Abweichend zur 60-40 Aufteilung, kann auch eine 2/3 zu 1/3 Aufteilung gewählt werden.

Entscheidungen treffen

Leider ist es häufig so, dass mehr Aufgaben vorhanden sind als realistisch schaffbar sind. Es ist daher notwendig, zu priorisieren. Das Priorisieren stellt sicher, dass nicht dringende und wichtige Dinge auf Kosten unwichtiger und nicht dringender Themen vernachlässigt werden. Diese Aufgabe fällt in der Praxis besonders schwer, ist aber essentieller Bestandteil der ALPEN-Methode und dient vor allem dazu, sich nicht selbst zu verzetteln und noch wichtiger: sich nicht selbst zu enttäuschen, weil man immer wieder mit unerledigten Aufgaben ins Bett geht.

Als Methode zur Priorisierung, hat sich vor allem das Eisenhower-Prinzip bewährt, aber auch die 80-20-Regel oder die ABC Analyse können hier hilfreich sein.

Nachkontrollieren

In der Phase Nachkontrolle, werden die einzelnen Aufgaben hinsichtlich ihrer Erfüllung überprüft, aber auch die Planung selbst wird kontrolliert. Damit lassen sich zwei Punkte erfüllen:

• Überprüfung der Planung selbst: sind die Zeiten richtig eingeschätzt worden? Es ergibt sich auf Dauer ein Lerneffekt
• Überprüfung der Aufgabenerledigung: Offene Aufgaben fallen nicht runter sondern gehen als Aufgaben auf den Folgetag über

Die Nachkontrolle erfolgt im Idealfall direkt im Zusammenhang mit der Planung des Folgetages.

Hinweise zur ALPEN-Methode:

Gerade die Einschätzung der benötigten Zeiten sowie die Priorisierung benötigen Erfahrungswerte. Deshalb ist es normal, wenn erste Planungen noch nicht zufriedenstellend laufen. Das wird von Tag zu Tag besser. Die Methode funktioniert übrigens je besser, ja freier die zur Verfügung stehende Zeit einteilbar ist und je mehr Selbstdisziplin vorhanden ist.